life_engineer (life_engineer) wrote,
life_engineer
life_engineer

Categories:

Методика 5s: наведение порядка на работе и в жизни. Часть 1



В преддверии нового года хочу предложить вашему вниманию очень полезную технику, которая позволит навести порядок на работе и в жизни.

Ценность методики проверена, перепроверена и переперепроверена очень много раз. Чем больше времени вы проводите в зоне, к которой применяется методика, тем заметнее результат вы получите.

В философии бережливого производства (Lean Manufacturing), придуманной в свое время компанией Toyota, а теперь активно использующейся во всех мало-мальски уважающих себя крупных производственных организациях, существует такой инструмент – 5S.

Скажем, если у вас на кухни всегда творческий беспорядок, но и готовите вы там только кофе и новогоднее оливье, а остальное время питаетесь в ресторанах, то, на мой взгляд, оптимизировать там нечего. Игра не стоит выделки, а овчинка – свеч.

Если же вы профессиональный повар и кухня – ваш станок, 5s позволит сэкономить вам километры времени и нервов.

То же самое относится ко всем читающим сейчас этот пост, вашим рабочим столам и компьютерам. Ведь в наше время беспорядок уже давно перекочевал в виртуальность. Уверяю, абсолютно каждый может применить методику и получить результаты в самое ближайшее время.


Опустим язык оригинала, а на английском и русском 5s означает:

  • Sorting, «сортировка» — разделение вещей на нужные и ненужные. Избавление от тех, которые не используются.
  • Straightening, «систематизация» — организация хранения необходимых вещей, позволяющая быстро и просто их найти и использовать.
  • Systematic cleaning «содержание в чистоте» — поддержание чистоты на рабочем месте.
  • Standardizing «стандартизация» — закрепляет полученный результат, не дает вернуться к прежней ситуации.
  • Sustaining «совершенствование» формирование привычки – воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.

Давайте будем рассматривать методику в лоб и периодически на отвлеченном примере наведения порядка в компьютере.

Цели 5S

Всегда иметь под рукой только необходимые в работе вещи, инструменты. Избавиться от хлама и мусора, которым вы все равно не пользуетесь, но и не выбрасываете. Сократить затраты времени на поиск нужного предмета, оптимизировать действия.

Принципы 5S

На самом деле, все они достаточно очевидны, каждый пользуется одним-двумя-тремя в повседневной жизни, но именно структурированный подход и использование всех пяти «S» дает наибольший выхлоп.

Сортировка 



Все инструменты, вещи, можно разделит на три категории:

  • постоянно пользуетесь;

  • периодически пользуетесь;

  • никогда не пользуетесь и вообще не знаете, как ЭТО здесь очутилось.

Сортировка – по существу начальный этап любой уборки. Нужно провести аудит рабочего места. Будет хорошо, если вы попросите об этом кого-нибудь постороннего. Пусть он осмотрит все свежим взглядом. Инструменты, расположение которых вызывает у него вопросы, можно отмечать красным стикером. Это больше актуально для производственных участков, если мы говорим о более локальной сфере деятельности, например, рабочем столе, то все вопросы можно просто озвучивать устно.

По результатам аудита все вещи должны иметь свою четкую принадлежность к одной из трех обозначенных выше категорий.

Если речь идет о файлах в компьютере, то у многих первым пациентом 5s должен стать рабочий стол. Я не раз наблюдал на десктопах моих коллег и друзей такие свалки файлов, да еще и наложенных на пестрый фоновый рисунок, что найти нужную информацию проще в гугле.

Что тут можно посоветовать? Все ненужное (смотрим дату последнего просмотра файла; операционная система сама часто предлагает удалить такие объекты куда подальше) в корзину или подальше на локальные диски в соответствующие папки. Нужное оставляем, не забывая, что в идеале ФАЙЛЫ и ПАПКИ хранятся на локальных дисках, рабочий же стол для ЯРЛЫКОВ на объекты. Вы, конечно, вольны частично игнорировать это замечание, но в перспективе это рано или поздно приводит к хаусу.

Систематизация


Четыре правила расположения вещей:

  • на видном месте;

  • легко взять;

  • легко использовать;

  • легко вернуть на место.

Когда мы говорим о промышленных масштабах применения или о каком-то инвентаре, рекомендуется использовать разметку, клеить подписи прямо на стены, вырезать контуры, где необходимо. Суть в том, чтобы взглянув на рабочее место, любой человек мог бы тут же заметить, что какая-то вещь отсутствует или находится не на своем месте.

Для рабочего стола компьютера могу посоветовать разметить обои в графическом редакторе. Рисуете прямоугольник, подписываете: «Документы», по соседству – «Развлечения», «Фото», по центру можно поместить участок «Топ-5 этого месяца», где хранить самые популярные объекты в этом месяце.

В идеале, все иконки рабочего стола должны быть рассортированы по своим «углам».

Содержание в чистоте


Рабочее место должно поддерживаться в идеальной чистоте. Нужно определить:

  • что необходимо поддерживать в чистоте;
  • периодичность уборки;
  • ответственных;
  • методы и инструменты.

Используйте чеклисты для самопроверки или проверки своих сотрудников.

В компьютере можете поставить себе напоминание, сперва ежедневное, затем еженедельное – проверить рабочий стол. Смотрите:

  • все ли иконки находятся в соответствующих прямоугольниках;
  • не появилось ли некатегоризированнных объектов;
  • не хранятся ли на рабочем столе сами ФАЙЛЫ и ПАПКИ;
  • еще что-нибудь =)

Стандартизация


Этот принцип требует формального и, желательно, письменного закрепления правил содержания рабочего места.

Необходимо создать рабочие инструкции, которые включат в себя описание пошаговых действий по поддержанию порядка.

Самое простое, популярное и действенное это – OPL (One Page Lessonурок на одном листе).

Обычно формат А4, там в картинках изображено, как должно выглядеть рабочее место. Любой человек способен визуально сравнить правильную фотографию с реальным положением дел.

Иногда, на OPL располагают два изображения: ТАК ПЛОХО и ТАК ХОРОШО. Без комментариев.

Не забудьте обучить всех сотрудников новым стандартам.

Для компьютера принтскриним рабочий стол сразу же после первоначального наведения марафета. Сохраняем и распечатываем картинку. Готово, теперь у нас всегда перед глазами порядок.

Если в дальнейшем вы все-таки умудритесь опять захламить рабочий стол, просто прикрепите к монитору этот распечатанный принтскрин и наслаждайтесь красотой =)

Совершенствование


Иногда говорят «самодисциплина». То есть теперь самое главное не профукать полученный результат.

Следуйте новым правилам и процедурам.

Требуйте с себя и сотрудников ответственность и дисциплину.

Следите за результатами, проверяйте состояние рабочего места регулярно. Даже тогда, когда правильный расклад капитально поселится в мозгу.


Ну что, за дело? Порядка вам на рабочих местах, компьютерах и головах! Попробуйте применить эту методику к любой сфере своей деятельности и поделитесь результатом!

ОтЫнженерим жизнь вместе!

ЗЫ. Вторая часть "Методика 5s: наведение порядка на работе и в жизни. Часть 2" содержит много убеждающих примеров и увлекательный тест.


Tags: изменения, отЫнженерим жизнь
Subscribe

  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 1571 comments